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メールボックス(受信箱)を空にするとメールの管理が確実になるぞ♪

iPhoneの設定・使い方

2015/11/29
mikishiroみきしろ

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こんにちは、みきしろです。
突然ですが、皆さんのメールアプリの「メールボックス」はどんな状態になっているでしょうか。

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私の場合、メールボックスはなるべく空っぽになるようにしています。
こうすることで、大量の情報になさがされることなく、きちんと管理できるんですよね(^_^)

この方法は別に私だけのオリジナルというわけではなくて、わりとポピュラーなメール管理術。
情報の取捨選択と、それに対するアクションをきちんと取れるオススメの方法なんですよ!

いらないメールはどんどん削除してしまおう!

メールボックスのメールには未読/既読を判別できるマークが付いていますが、既読のメールをそのままメールボックスに残し続けるのは、あまり良い方法ではありません。

というのも、一口にメールと言っても、その内容と目的はいろいろ。
対応が必要なビジネスメールもあるし、軽く読み流しておしまいといったメルマガもあります。

そこで、まずは第1ステップ。
読んだらおしまいというメルマガなどは、読み終わった時点で思い切ってどんどん捨ててしまいしょう。

どうしても内容を取っておきたい場合は、メール内ではなくEvernoteなどに保存しておくのがオススメです。

重要なメールはすべてアーカイブしておくこと!

とはいえ、読み終わったからと言ってすべてのメールを捨ててしまうわけにもいきません。
とくに、仕事に関連したメールなどは、対応が終わっても取っておく必要があるものがたくさんあります。

そのような場合に使えるのが「アーカイブ」の機能です。

iPhoneの標準メールアプリに限らず、パソコンのメールアプリやGmailのようなサービスでも基本的に備えている機能なんですが、じつは使ったことがないという人も多いんですよね。

アーカイブはその名の通り、メールの保管庫になります。
つまり、対応済みだけど保管が必要なメールを置いておくのにぴったり。
アーカイブに移動したメールはメールボックスからは見えなくなりますが、アーカイブを開けばすべて確認できるし、検索でもちゃんと対象になるので心配はいりません。

自分からアクションを起こす必要はないけれど、確認が必要なメールにはフラグが便利

また、メールの中には自分から対応する必要はないけれど、しばらくは確認のために手元においておきたいものなどもあります。

私の場合、何かの参考にするメールや、あるいはネットショッピングの発送連絡などがこれに相当します。

こうしたメールをそのままアーカイブに放り込んでしまうと、確認のためにわざわざ探すのは面倒ですよね。
そんなときは、フラグをつけた上でアーカイブするようにしています。

フラグ機能自体は人によっていろいろな使い方があるので、皆さんも便利な使い方を探してみてください(^_^)

アーカイブしたメールはそれぞれのアカウントから確認できる

なお、アーカイブしたメールはそれぞれのアカウントから確認することができます。
Gmailだと「アーカイブ」ではなく「すべてのメール」という表示になっていますが、中身は一緒です。

今回ご紹介した方法をあらためてまとめると

  • メールボックスには未読および要対応のメールのみを残す
  • 不要なメールはどんどん捨てる
  • 必要なメールは読み終わったり対応が済んだらアーカイブする
  • フラグ機能を活用する

となります。

つねにメールボックスを空っぽにするように心がけていると、未対応のまま放置してしまうメールもなくなり、メールベースの行動がかなり確実なものになりますよ☆